Il Decreto Legislativo n. 24/2023 recepisce in Italia la Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
La nuova disciplina è orientata, da un lato, a garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e comunicare informazioni, nonché la libertà e il pluralismo dei media. Dall’altro è strumento per contrastare e prevenire la corruzione e la cattiva amministrazione sia nel settore pubblico che in quello privato.
Chi segnala, infatti, fornisce informazioni che possono portare all’indagine, all’accertamento ed al perseguimento dei casi di violazioni delle norme, rafforzando in tal modo i principi di trasparenza e responsabilità delle istituzioni democratiche.
Pertanto, garantire la protezione, sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela delle ritorsioni, dei soggetti che si espongono con segnalazioni, denunce o con l’istituto della divulgazione pubblica, contribuisce all’emersione ed alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli sia per le aziende che per gli enti pubblici e quindi, in definitiva per l’interesse pubblico collettivo.
AMBITI DI APPLICAZIONE
Tutti i soggetti che si trovino, anche temporaneamente, in rapporti lavorativi con un’amministrazione o con un ente privato, anche se non hanno la qualifica di dipendente, quali ad esempio i volontari, i tirocinanti, gli stagisti, che siano o meno retribuiti, gli assunti in prova.
Il segnalante è quindi una persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Gli enti del settore privato che sono tenuti a rispettare la disciplina in materia di Whistleblowing sono:
- soggetti che hanno impiegato nell’ultimo anno oltre 250 dipendenti (l’obbligo è scattato il 15 luglio);
- soggetti che hanno impiegato nell’ultimo anno la media di almeno 50 lavoratori subordinati (l’obbligo scatta dal 17 dicembre);
- soggetti del settore privato che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti IO.B e II dell’allegato 1 al D.Lgs. 24/2023 anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati;
- soggetti del settore privato che rientrano nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 231/2001 e adottano i Modelli di Organizzazione e Gestione ivi previsti, che abbiano raggiunto o meno la media di almeno 50 lavoratori subordinati.
COMPUTO DELLA MEDIA DEI LAVORATORI IMPIEGATI NEI SOGGETTI DEL SETTORE PRIVATO
Anac ha specificato che “ai fini del calcolo della media dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato” deve farsi riferimento, di volta in volta, all’ultimo anno solare precedente a quello in corso, salvo per le imprese di nuova costituzione per le quali si considera l’anno in corso.
Quindi, il primo anno da considerare è il 2022.
Ai fini del calcolo della media vi sono varie interpretazioni della norma ma la più accreditata sembrerebbe essere quella del “valore medio” degli addetti (elaborazione dati Inps) al 31 dicembre dell’anno solare precedente a quello in corso, contenuto nelle visura camerali. Il richiamo delle visure camerali implica che il computo avvenga “per teste” e cioè in base al numero complessivo degli addetti, a prescindere dall’effettiva durata dei singoli rapporti di lavoro, o dalla tipologia di rapporto con cui il lavoratore risulta.
A oggi, tuttavia, la modalità di calcolo del computo non può ritenersi chiaramente definita.
REGOLAMENTO INTERNO
Il regolamento aziendale interno dovrà contenere i seguenti punti:
- premessa;
- definizioni;
- soggetto legittimato ad effettuare la segnalazione;
- oggetto della segnalazione;
- soggetto legittimato a ricevere la segnalazione;
- gestione delle segnalazioni;
- tutela del segnalante;
- segnalazioni manifestamente infondate. Responsabilità del segnalante;
- entrata in vigore e periodicità di aggiornamento.
CONSULTARE I SINDACATI
E’ necessario inviare comunicazione preventiva al sindacato, a cui si dà notizia dell’intenzione di attivare il canale di whistleblowing: si invia quindi una descrizione dei suoi elementi essenziali e si definisce un EVENTUALE accordo di approfondimento da tenersi , se richiesto dal sindacato.
Non è necessario raggiungere un accordo.
Nel caso di aziende prive di rappresentanze sindacali, l’obbligo deve essere assolto inviando l’informativa alle associazioni che firmano il CCNL applicato in azienda
INTRODUZIONE DEL REGOLAMENTO E INFORMAZIONE AI LAVORATORI
Successivamente alla redazione ed all’introduzione del regolamento, è necessario informare i lavoratori sulle modalità operative di segnalazione:potrebbe essere necessaria un attività di formazione e informazione in relazione agli aspetti normativi e privacy. Non ci sono indicazioni o modalità specifiche per formare ed informare i lavoratori , ogni modalità che possa in un futuro dimostrare che questa attività è stata effettuata può andare bene.
AGGIORNARE PRIVACY POLICY ESISTENTI ED AGGIORNARE SISTEMI DI GESTIONE
Il datore di lavoro dovrà aggiornare la documentazione privacy aggiungendo il nuovo trattamento del dato “segnalazione whistleblowing” ed andando a definire le misure di trattamento del dato e di tutela dello stesso. Qualora l’azienda adotti sistemi di gestione, sarà necessario aggiornare anch’essi.
Consigliamo la predisposizione di una sorta di check list predisponendo le seguenti attività:
- elaborazione della valutazione di impatto;
- predisposizione del DPIA (Data Protection Impact Assestment);
- previsione di introduzione di una piattaforma per la denuncia degli illeciti (il Fornitore della Piattaforma sarà nominato Responsabile del Trattamento dei Dati);
- conservazione per 5 anni dei dati relativi alle segnalazioni;
- inserimento del whistleblowing quale trattamento specifico all’interno del Registro del Trattamento dei Dati di cui all’art. 30 del GDPR;
- redazione dell’informativa agli interessati al trattamento (ai sensi dell’art. 13 GDP);
- redazione della Lettera di incarico agli addetti alla gestione delle segnalazioni;
- analisi delle condizioni di sicurezza informatica nello scambio delle informazioni.
