Tutte le imprese dell’UE che fabbricano o importano sostanze chimiche nell’Unione Europea in quantitativi compresi tra 1 e 100 tonnellate all’anno per fabbricante o importatore, possono essere soggette all’obbligo di registrare queste sostanze presso l’ECHA ai sensi del regolamento REACH.

Le imprese che hanno fabbricato o importato per la prima volta dopo il 1° dicembre 2008 una o più sostanze soggette al cd. regime transitorio in quantitativi compresi tra 1 e 100 tonnellate all’anno per fabbricante o importatore, possono effettuare una pre-registrazione tardiva e rimandare al 31 maggio 2018 la presentazione della registrazione completa. La pre-registrazione tardiva è consentita entro 6 mesi dalla prima fabbricazione o importazione della sostanza e non oltre i 12 mesi precedenti la scadenza di registrazione (quindi, al massimo entro il 31 maggio 2017).

Laddove le suddette imprese fabbrichino o importino sostanze in quantitativi superiori a 100 tonnellate all’anno, esse sono obbligate a registrarle immediatamente. In caso di mancata registrazione le imprese devono cessare l’attività.

Le imprese che, invece, fabbricano o importano una o più sostanze soggette al cd. regime transitorio in quantitativi compresi tra 1 e 100 tonnellate all’anno per fabbricante o importatore, ed hanno pre-registrato queste sostanze entro il dicembre 2008, devono prepararsi a presentare una registrazione completa entro il 31 maggio 2018. Qualora ciò non avvenga, le imprese devono interrompere la produzione o l’importazione.

Poiché il processo di registrazione ai sensi del regolamento REACH non è immediato, è essenziale che le imprese si preparino con sufficiente anticipo. ECHA ha semplificato il processo di registrazione in 7 fasi. Ognuna di queste fasi è dettagliatamente descritta, con informazioni e suggerimenti chiave, nonché collegamenti ad altri documenti utili, sul sito dell’ECHA.

REACH 2018

Di seguito è riportata una sintesi delle 7 fasi del processo di registrazione:

1. Conoscere il portafoglio della propria azienda

Prima di tutto occorre individuare le sostanze che sono soggette alla registrazione con scadenza 31 maggio 2018 e decidere quali sostanze l’impresa vuole continuare ad immettere sul mercato. Bisogna assicurarsi di avere correttamente identificato le proprie sostanze in fase di pre-registrazione.

2. Trovare i co-dichiaranti

Tutti i co-dichiaranti della stessa sostanza fanno parte di un forum per lo scambio di informazioni sulle sostanze (SIEF). Sono tutti soggetti a due obblighi, ossia la condivisione dei dati scientifici e la registrazione collettiva. Nella banca dati dell’ECHA contenente le sostanze registrate è possibile cercare la propria sostanza al fine di determinare se essa sia già stata registrata o no. Se sì, occorre individuare il dichiarante capofila (probabilmente vi contatterà lui stesso); se non sono state registrate, occorre trovare i contatti dei potenziali registranti nelle pagine del pre-SIEF della singola sostanza.

3. Organizzare le attività con i co-dichiaranti

Una volta definito il modo di comunicare e di ripartire i compiti all’interno del SIEF, è necessario selezionare un dichiarante capofila incaricato di presentare il fascicolo di registrazione principale, per consentire ai co-dichiaranti di presentare i loro fascicoli di registrazione in qualità di membri. Le questioni da concordare all’interno del SIEF possono comprendere la ripartizione del carico di lavoro tra i membri del SIEF, la condivisione dei dati e delle spese. Se il dichiarante capofila ha già registrato, i nuovi registranti dovranno solo manifestare l’intenzione di unirsi alla trasmissione congiunta e accordarsi per la condivisione dei dati e dei costi.

4. Valutare rischi e pericoli della sostanza

Una parte importante delle attività da svolgere in seno al SIEF con i co-dichiaranti consiste nella raccolta delle informazioni relative a usi, rischi e pericoli della sostanza al fine di dimostrarne l’uso sicuro. Chi fabbrica o importa una sostanza in quantitativi maggiori di 10 tonnellate all’anno, deve preparare la valutazione della sicurezza chimica (CSA) e presentarla mediante una relazione sulla sicurezza chimica (CSR).

5. Preparare la registrazione sotto forma di fascicolo IUCLID

In seguito alle discussioni e allo scambio di dati all’interno del SIEF, il dichiarante capofila e ciascun membro dovrebbero avere tutte le informazioni disponibili per predisporre il proprio fascicolo di registrazione che dovrà essere creato con il software IUCLID, disponibile gratuitamente sul sito web dell’ECHA. Il fascicolo del dichiarante capofila dovrà essere presentato per primo e dovrà contenere tutte le informazioni che i co-dichiaranti devono presentare congiuntamente, come la classificazione e l’etichettatura della sostanza e, ove necessario,  i sommari di studio (esaurienti). Il fascicolo di un co-registrante, invece, dovrà essere presentato successivamente all’invio del fascicolo del dichiarante capofila e dovrà contenere solo informazioni specifiche sull’azienda e sulla sostanza da questa prodotta e/o importata, gli usi identificati e i volumi prodotti/importati.

6. Presentare il fascicolo di registrazione

Dopo aver predisposto il fascicolo di registrazione con il software IUCLID, è necessario trasmetterlo mediante il sistema informatico centrale dell’ECHA, cd. REACH-IT.

Il dichiarante capofila deve presentate il proprio fascicolo di registrazione del capofila, gli altri membri del SIEF potranno presentare i loro fascicoli solo dopo che questo sia stato verificato dall’ECHA, pertanto si raccomanda di presentare il fascicolo del capofila con largo anticipo rispetto alla fine di marzo 2018. Infatti, se effettuerete la registrazione dopo la fine di marzo 2018, probabilmente riceverete la decisione dell’ECHA solo alla fine di agosto 2018. Ciò avrà ripercussioni sul dichiarante capofila perché risulterà non in regola con gli adempimenti REACH tra il 30 maggio 2018 e la fine di agosto, ma ancor più sui co-dichiaranti che non potranno presentare il proprio fascicolo prima di fine agosto e quindi saranno per un periodo ancora superiore non in regola con gli obblighi REACH. Se la registrazione verrà effettuata prima, l’ECHA tratterà il fascicolo entro tre settimane.

Sarà necessario pagare le tariffe (Allegato del Regolamento (UE) N. 253/2013 che modifica il Regolamento (CE) N. 340/2008) previste entro il termine indicato nella fattura che l’ECHA invierà tramite la casella di posta REACH-IT; in caso di mancato pagamento l’Agenzia rifiuterà il fascicolo. Dopo aver pagato la fattura, e previa accettazione della registrazione da parte dell’ECHA, l’impresa riceverà il numero di registrazione.

7. Tenere aggiornata la registrazione

La registrazione ai sensi del REACH non è un’operazione che si effettua una tantum e gli obblighi giuridici permangono anche dopo aver ricevuto il numero di registrazione. Occorre che le informazioni siano aggiornate per assicurare un uso sicuro delle sostanze chimiche.

Si segnala,infine, il sito www.echa.europa.eu dove trovare le Linee Guide e i Manuali per gli utenti utili ai fini della registrazione: Documenti di orientamento, Guide in pillole, Manuali dell’utente dell’Industria, Processi tramite REACH-IT